Aiida möjliggör intelligent avtalshantering hos Collectum
Collectum är en svensk organisation som administrerar kollektivavtalade tjänstepensioner och verkar i en hårt reglerad miljö med strikta krav på informationssäkerhet. För att stärka sin avtalshantering använder Collectum Aiida, en AI-driven lösning som digitaliserar, säkerhetsklassificerar och analyserar avtal. Aiida möjliggör strukturerad metadatautvinning och gör alla IT-relaterade avtal sökbara, vilket förbättrar spårbarhet, efterlevnad och synlighet samtidigt som manuell hantering och operativa risker minskas.
Agentic workflows, AI-driven Contract Intelligence, and Automated Classification powered by 
Aiida.
The Challenge
Collectum administrerar kollektivavtalade tjänstepensioner i en hårt reglerad miljö med strikta krav på säkerhet, efterlevnad och spårbarhet. Att hantera stora kontraktsvolymer över flera affärsområden krävde manuella ansträngningar, fragmenterad lagring och begränsad synlighet, vilket skapade utmaningar inom efterlevnad och riskhantering. Collectum behövde därför en intelligent lösning för att tolka kontraktsinnehåll och möjliggöra proaktiv, skalbar kontraktshantering.
Our Solution
För att hantera dessa utmaningar använder Collectum Aiida, en AI-driven lösning utformad för att digitalisera, klassificera och analysera kontrakt automatiskt. Aiida används för att läsa och tolka befintliga och nyligen undertecknade avtal och extrahera relevant metadata enligt en fördefinierad struktur. Genom att tillämpa AI-driven dokumentinformation omvandlade Aiida tidigare ostrukturerade kontraktsdokument till sökbara, strukturerade och spårbara data. Denna förändring minskade manuell hantering och etablerade en enhetlig strategi för kontraktshantering i hela organisationen.
Sömlös integration och kontinuerligt lärande
Aiida levereras till Collectum via Olmia och integreras sömlöst med befintliga system och auktoriseringsstrukturer. När ett kontrakt signeras med Assently bearbetar Aiida automatiskt dokumentet inom några sekunder, läser hela innehållet, extraherar metadata och gör kontraktet omedelbart sökbart.
Aiida utvecklas kontinuerligt i takt med att nya datamängder och metadatakrav introduceras. Dess förmåga att anpassa sig till förändrade behov gör det möjligt för Collectum att utöka AI-driven kontraktsintelligens över flera affärsområden utan att ändra underliggande arbetsflöden.
Påverkan på affärsverksamheten
Implementeringen av Aiida har avsevärt förbättrat hur kontrakt nås, hanteras och följs upp. Kontraktsägare drar nu nytta av snabbare tillgång till rätt information, förbättrad översikt och minskad administrativ arbetsinsats.
Aiida möjliggör automatiserade aviseringar och varningar för kritiska händelser som kommande kontraktsutgångar eller myndighetsskyldigheter. Denna proaktiva metod gör det möjligt för användare att agera i tid, till exempel vid omförhandlingar, samtidigt som de bibehåller fullständig spårbarhet och kontroll.
Resultatet är ett effektivare arbetsflöde, minskat beroende av manuella processer och förbättrat förtroende för kontraktsdatas riktighet och säkerhet.
Ekonomiska fördelar
Genom att automatisera kontraktsanalys och klassificering har Collectum uppnått flera mätbara fördelar:
Minskad manuell hantering och administrativ arbetsbelastning
Lägre operativ risk genom automatiserad klassificering och spårbarhet
Förbättrad effektivitet i kontraktsuppföljning och efterlevnadsaktiviteter
Dessa effektiviseringar frigör tid och resurser som kan omdirigeras till uppgifter med högre värde.
Strategiska fördelar
Utöver operativa förbättringar har Aiida levererat tydliga strategiska värden:
Starkare efterlevnad och riskhantering
Automatiserad klassificering, loggning och metadatautvinning stärker interna kontroller och stöder regelefterlevnad.
Skalbarhet i hela organisationen
Aiida kan tolka kontraktsinnehåll oavsett affärsområde, vilket möjliggör en konsekvent strategi för kontraktshantering över olika enheter.
Förbättrad transparens och synlighet
Fulltextindexering och strukturerad metadata ger större insikt i kontraktsportföljer, även i långsiktiga relationer med stora volymer avtal.
Slutsats
Genom att implementera Aiida har Collectum tagit ett betydande steg mot AI-driven avtalsinformation. Lösningen har moderniserat avtalshanteringen genom att ersätta manuella processer med automatiserad analys, proaktiv uppföljning och skalbart stöd för efterlevnad.
Detta fall visar hur AI-driven dokumentinformation kan stärka kontrollen, minska risker och förbättra effektiviteten i hårt reglerade organisationer samtidigt som det skapar en framtidsklar grund för intelligent informationshantering.
The Impact
Förbättrad regelefterlevnad och riskkontroll
AI-driven klassificering, spårbarhet och strukturerad metadata stärker interna kontroller och minskar risken i samband med manuella processer och informationsförlust.
Minskade operativ insats
Automatisering av digitalisering av kontrakt, klassificering och metadatautvinning har avsevärt minskat manuell hantering och administrativ arbetsbelastning, vilket gör att resurser kan allokeras mer effektivt.
Proaktiv avtalshantering
Automatiserade aviseringar och meddelanden möjliggör snabba åtgärder, såsom förnyelser och uppföljning av efterlevnad, vilket förbättrar tillsyn och driftsäkerhet.
Ökad användarnöjdhet
Snabbare tillgång till korrekt, sökbar avtalsinformation och minskat manuellt arbete har förbättrat den dagliga upplevelsen för avtalsägare och intressenter i hela organisationen.
More Success Stories
Ready to achieve similar results?
Let's discuss how we can transform your operations with data and AI.
Get in touch